Spreadsheets atau lembar kerja pada Excel seringkali menyimpan berbagai informasi yang melimpah, tetapi terkadang sulit untuk melihat apa yang penting, seperti titik data kunci dan tren.
Salah satu cara paling sederhana dan efektif untuk membuat data menonjol secara visual di lembar kerja Excel adalah dengan menerapkan conditional formatting.
Apa itu Conditional Formatting pada Excel?
Conditional formatting merupakan fitur yang digunakan untuk menyoroti nilai unik, penting, atau duplikat agar menonjol, atau untuk menekankan tren dalam satu set data.
Sesuai dengan namanya, fitur ini memungkinkan Anda untuk memformat sel dan datanya berdasarkan kondisi yang Anda tentukan, membuat informasi penting mudah dilihat dengan sekilas.
Beberapa contoh umum penggunaannya:
- Memformat sel yang memenuhi kriteria tertentu dengan warna sorot dan/atau font.
- Menggunakan warna yang berbeda untuk sel yang berbeda berdasarkan nilainya.
- Menggunakan skala warna atau gradien untuk secara visual merepresentasikan nilai sel.
Yang penting, conditional formatting bersifat dinamis, sehingga tetap berfungsi ketika set data Anda berubah. Misalnya, jika Anda membuat aturan conditional formatting yang menyoroti sel dengan nilai di atas 100, dan salah satu sel dalam set data Anda berubah dari 95 menjadi 102, sel tersebut akan menjadi sorot.
Sebelum Memulai: Cara Menghapus Conditional Formatting
Sebelum kita memulai, mari sejenak membahas cara menghapus conditional formatting dari satu set data. Cukup navigasi ke tab Home pada Ribbon Excel. Klik tombol Conditional Formatting, lalu pilih Clear Rules. Di sana, Anda dapat memilih untuk menghapus conditional formatting dari sel yang dipilih, seluruh lembar kerja, tabel saat ini, atau PivotTable saat ini.
Cara Menggunakan Aturan Menyoroti Sel (Highlight Cells Rules)
Setelah itu, mari kita mulai dengan aturan menyoroti sel. Aturan ini dapat ditemukan pada tab Home di bawah Conditional Formatting > Highlight Cells Rules.
Di sini, terdapat beberapa opsi untuk menyoroti sel berdasarkan nilai mereka, termasuk lebih besar atau lebih kecil dari nilai tertentu, sama dengan nilai tertentu, di antara nilai tertentu, mengandung teks tertentu, dengan tanggal tertentu, dengan nilai duplikat, dan lainnya.
Sebagai contoh, kita akan menggunakan opsi Lebih Besar Dari (Greater Than). Ini akan menyoroti sel-sel yang lebih besar dari suatu angka tertentu dalam set data. Misalnya, kita dapat memilih untuk menyoroti semua sel yang lebih besar dari angka 200.
Caranya sederhana, cukup pilih sel-sel yang ingin Anda format, lalu klik Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Greater Than untuk membuka dialog box berikut.
Di bagian kiri, pilih angka yang ingin difilter. Misalnya, kita akan menyoroti semua angka yang lebih besar dari 200. Di bagian kanan, pilih jenis penyorotan yang ingin diterapkan atau buat format kustom.
Seperti yang dapat Anda lihat dari tangkapan layar di atas, pemformatan dilakukan secara real-time, sehingga Anda dapat melihat efek pilihan Anda sebelum mengonfirmasinya. Untuk menyelesaikan pilihan Anda, klik OK.
Cara Menggunakan Aturan Atas/Bawah (Top/Bottom Rules)
Aturan menyoroti sel berguna ketika Anda memiliki nilai tertentu dalam pikiran, seperti angka yang lebih besar dari 100, sel yang berisi kata-kata tertentu, dan sebagainya. Tetapi bagaimana jika Anda memerlukan ukuran relatif, misalnya, Anda ingin mengetahui 10% nilai tertinggi dalam satu set data? Dalam hal ini, lebih baik menggunakan opsi Aturan Atas/Bawah (Top/Bottom Rules).
Opsi ini mencakup preset untuk 10 teratas atau terbawah dalam set data, item teratas atau terbawah 10%, item di atas atau di bawah rata-rata set data, dan lainnya. Preset aturan atas/bawah dapat disesuaikan untuk menunjukkan persentase atau jumlah item yang berbeda.
Mari kita lihat bagaimana aturan ini bekerja dengan menggunakan opsi 10% Teratas (Top 10%). Setelah Anda menghapus aturan menyoroti sel dari set data, pilih sel-sel yang ingin Anda terapkan aturan ini, pergi ke Home > Conditional Formatting > Top/Bottom Rules, dan pilih Top 10%.
Setelah memilih opsi tersebut, Anda akan mendapatkan dialog box di mana Anda dapat menyesuaikan persentase atas tepat yang ingin Anda soroti dan memilih gaya pemformatan.
Setelah Anda membuat pilihan, klik OK untuk mengonfirmasi pemformatan.
Perhatikan bahwa Anda dapat menerapkan lebih dari satu set aturan conditional formatting ke satu set data — misalnya, Anda bisa menyoroti 5 nilai teratas dengan warna merah dan 5 nilai terbawah dengan warna kuning.
Cara Menggunakan Data Bars
Data bars menampilkan representasi visual tentang seberapa besar titik data tertentu dibandingkan dengan nilai maksimum set data. Misalnya, jika nilai terbesar dalam set data adalah 1.000, maka sel dengan nilai 500 akan memiliki batang yang persis 50% dari lebar sel. Ini memungkinkan Anda untuk melihat seberapa besar nilai dibandingkan dengan nilai maksimum dengan sekilas.
Untuk mengatur pemformatan data bars, pilih sel-sel yang ingin Anda terapkan aturan ini, pergi ke Home > Conditional Formatting > Data Bars, dan pilih salah satu gaya di bawah Gradient Fill atau Solid Fill.
Cara Menggunakan Skala Warna (Color Scales)
Opsi skala warna menyoroti sel dengan warna yang berbeda tergantung seberapa dekat mereka dengan nilai maksimum atau minimum set data. Dengan sel target yang dipilih, pilih Home > Conditional Formatting > Color Scales.
Anda dapat memilih salah satu skala warna yang disediakan, atau Anda dapat memilih More Rules untuk mengubah warna atau menambahkan lebih banyak warna untuk analisis data yang lebih disesuaikan. Misalnya, jika Anda memilih skala warna tiga warna, Anda dapat memilih persentil mana yang ingin diwakili oleh nilai ketiga. Pada contoh yang ditunjukkan di sini, saya memilih persentil ke-50.
Hasil akhir ditunjukkan di bawah.
Cara Menggunakan Icon Sets
Terakhir, ada icon sets, yang memungkinkan Anda menambahkan ikon seperti panah, bentuk, bendera, atau bintang ke sel yang memenuhi kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Anda dapat mengakses opsi ini melalui Home > Conditional Formatting > Icon Sets.
Pilih salah satu set ikon yang ditunjukkan, dan ini akan memberi peringkat setiap sel berdasarkan seberapa dekatnya dengan nilai minimum dan maksimum dalam set data. Untuk contoh di bawah ini, saya memilih set ikon bintang. Nilai tertinggi mendapatkan bintang kuning dan nilai tengah mendapatkan setengah bintang kuning. Karena sel lainnya berada di sepertiga bagian bawah berdasarkan nilai, mereka mendapatkan bintang putih.
Anda juga dapat menggunakan opsi More Rules di bagian paling bawah menu icon sets untuk menyesuaikan pemformatan sesuai keinginan Anda.
Bagaimana Cara Membuat Aturan Formatting Kustom?
Jika tidak ada aturan yang sesuai dengan kebutuhan Anda, mungkin Anda ingin membuat aturan formatting sepenuhnya kustom dari awal. Untuk melakukannya, pilih sel target, pergi ke Home > Conditional Formatting > New Rule, lalu pilih jenis aturan yang sesuai. Dalam hal ini, kita akan memilih opsi kedua dari akhir, Format only unique or duplicate values, dan kemudian di bawah “Format all:” di area “Edit the Rule Description,” pilih duplicate.
Setelah itu dilakukan, klik tombol Format. Pada panel yang muncul, Anda dapat memilih bagaimana Anda ingin memformat sel, termasuk mengubah tata letak angka, mengubah font, mengubah batas, atau mengisi sel dengan warna tertentu. Dalam hal ini, kita akan memilih tab Fill dan memilih warna isi merah.
Setelah pemilihan gaya dibuat, klik OK, dan gaya ini muncul di area Preview pada pane New Formatting Rule. Begitu Anda mengklik OK atau menekan Enter, sel dengan nilai duplikat akan disorot.
Mengelola Aturan Conditional Formatting
Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat menerapkan lebih dari satu aturan conditional formatting ke satu set sel, dan Anda juga dapat memiliki aturan pemformatan yang berbeda untuk set sel yang berbeda dalam lembar kerja yang sama. Untuk mengelola semua aturan ini, pergi ke Home > Conditional Formatting > Manage Rules. Anda akan melihat dialog box dengan daftar aturan Anda.
Untuk menghapus aturan, cukup pilih aturan tersebut dan klik tombol Delete Rule.
Anda juga dapat membuat aturan baru dari antarmuka ini. Klik tombol New Rule, dan Anda akan dibawa ke dialog box New Formatting Rule yang sama yang dibahas pada bagian sebelumnya dari artikel ini.
Untuk mengedit aturan yang sudah ada, pilih aturan tersebut dalam daftar dan klik tombol Edit Rule. Anda akan melihat dialog box Edit Formatting Rule, di mana Anda dapat mengedit spesifik pemformatan aturan yang saat ini dipilih. Anda juga dapat mengubah sel yang diterapkan aturan dengan mengklik ikon panah ke atas di sebelah kotak “Applies to” di sebelah kanan.
Sebelum mengedit aturan, tidak ada salahnya untuk membuat salinan aturan tersebut. Dengan cara ini, Anda akan memiliki salinan cadangan aturan asli yang dapat Anda kembalikan jika diperlukan. Untuk membuat salinan, pilih aturan dan klik Duplicate Rule.
Duplikat juga berguna jika Anda ingin menerapkan aturan ke set sel yang berbeda. Anda dapat menduplikasi aturan, lalu mengubah pilihan “Applies to” untuk duplikat tersebut.
