Terdapat berbagai tips Microsoft Outlook yang memudahkan kamu dalam bekerja. Ya, selain hadir dengan berbagai fitur dasar yang begitu menarik, ada beberapa fitur terbaik dari aplikasi email ini yang mungkin belum kamu ketahui, seperti: Berikut adalah 10 tips penting yang wajib kamu ketahui:
1 – Batalkan Email
Saat kamu tidak sengaja mengalami kesalahan dalam pengiriman email, seperti salah ketik atau salah alamat email, kamu masih memiliki waktu 10 detik untuk mengundo email tersebut.
Berikut caranya:
- Klik ikon gigi di pojok kanan atas.
- Pilih Mail.
- Klik Compose and reply.
- Geser ke bawah sampai nemu Undo send.
- Atur waktu tunda sebelum Outlook mengirim email.
2 – Masukkan Semua Akun Email
Salah satu keunggulan Microsoft Outlook penggunaannya yang cukup sederhana. Jika kamu memiliki beberapa akun email dari iCloud, Gmail, Yahoo, dll., kamu hanya membutuhkan satu dasbor yang bisa mengatur semua akun tersebut.
Berikut caranya:
- Pergi ke Pengaturan (ikon gigi).
- Klik Akun.
- Pilih Akun Email.
- Di sana, klik Tambah akun dan ikuti langkah-langkah panduan di layar untuk sinkronisasi akun-akun tertentu.
3 – Sisipkan File dan Lainnya dengan “/”
Tips Microsoft Outlook berikutnya adalah pemakaian tanda garis miring (“/”) di dalam email akan sangat memudahkanmu. Di Outlook, tanda ini merupakan cara cepat untuk memasukkan lampiran seperti dokumen, video, dan foto tanpa harus klik sana-sini.
Berikut caranya:
Caranya mudah, kamu hanya perlu mengetik “/” di keyboard saat menulis email, kemudian akan muncul menu pilihan yang bisa kamu klik.
4 – Cari di Outlook
Pencarian di Outlook merupakan fitur yang sangat bermanfaat, terutama jika inbox terus-menerus penuh. Fitur ini dapat membantumu mencari folder email di manapun.
Berikut caranya:
- Klik kotak pencarian di atas halaman.
- Ada juga ikon kaca pembesar di sekitar bawah layar.
- Banyak cara untuk menyaring pencarian berdasarkan pengirim, subjek email, kotak surat, folder, email yang ditandai, yang belum dibaca, atau yang penting.
- Kamu bahkan bisa mencari email yang hanya memiliki attachment di dalamnya.
5 – Atur Tanda Tangan
Tentunya kamu kerap mengalami kesulitan saat mengirim email yang membutuhkan tanda tangan. Agar tidak perlu mengulangi tugas tersebut, kamu dapat mengatur tanda tangan di Outlook.
Berikut caranya:
- Pergi ke Pengaturan (ikon gigi).
- Pilih Akun.
- Pilih Tanda Tangan.
- Ikuti petunjuknya.
Baca Juga: Microsoft Integrasikan Outlook dan Gmail, Lebih Fleksibel
6 – Sesuaikan Ribbon Inbox Kamu
Optimalkan pengalaman Outlook dengan menyesuaikan tindakan email favorit di dalam ribbon inbox.
Sesuaikan tugas-tugas yang paling sering dilakukan, seperti menulis, menghapus, atau memberi kategori, sesuai selera Anda, semua di satu tempat.
Cara personal ini akan membantu memperlancar alur kerja, memberikan akses cepat ke alat penting dari ribbon.
Berikut caranya:
- Klik menu titik-titik (•••).
- Pilih Sesuaikan.
7 – Otomatisasi Tugas yang Sering atau Berulang dengan Quick Steps
Outlook memiliki fitur yang disebut “Quick Steps.” Dengan fitur ini, kamu dapat membuat pintasan untuk melakukan serangkaian tindakan atau acara dengan sekali klik atau hotkey.
Berikut caranya:
- Buka tab Beranda.
- Klik kotak Quick Steps.
- Pilih Langkah Cepat Baru.
8 – Otomatisasi Inbox Anda dengan Aturan
Aturan dapat digunakan untuk secara otomatis mengatur inbox kamu dengan mengategorikan atau memberi tanda pada email, memindahkannya ke folder tertentu, atau bahkan meneruskannya ke orang lain.
- Klik kanan pada pesan.
- Gulir ke bawah ke Tindakan Lanjutan.
- Buat aturan.
atau
- Buka Pengaturan (ikon gigi).
- Klik Mail.
- Pilih Aturan.
Di sana, kamu dapat menambahkan judul aturan hingga menambahkan tindakan. Kamu juga bisa menentukan pengecualian agar aturan lebih efisien.
9 – Jaga Inbox Tetap Rapi dengan Sweep
Outlook memahami bahwa inbox email bisa cepat berantakan. Itulah mengapa ada trik Microsoft yang disebut “Sweep.” Ide di baliknya adalah “membuang” (atau menghapus) email yang tidak diinginkan dari inboxmu dengan mendeteksi pengirim tertentu berdasarkan periode waktu.
Cara menggunakan Sweep:
- Pilih pesan email dari pengirim yang ingin kamu hapus secara otomatis.
- Klik pada Sweep di bilah menu.
- Pilih bagaimana Anda ingin menangani pesan-pesan itu dan klik Sweep lagi untuk menetapkan aturan.
10 – Jadwalkan Pengiriman Email pada Waktu Tertentu
Fitur penjadwalan email membuat kamu dapat menyiapkan email yang akan dikirimkan pada waktu yang tepat bagi penerima. Cara mudah mengaktifkan fitur ini:
- Klik panah di sebelah tombol Kirim pada email Anda.
- Pilih Jadwalkan pengiriman.
- Tentukan tanggal dan waktu kapan Anda ingin mengirim email tersebut.
Itulah beberapa tips Microsoft Outlook yang bisa kamu terapkan untuk mempermudah kerja dan meningkatkan produktivitas.
