Microsoft Office, dengan program andalannya seperti Word, Excel, dan PowerPoint, memang menjadi pilihan utama bagi banyak pengguna.
Namun, tahukah Anda bahwa Anda dapat menggunakan Microsoft Office secara gratis via online tanpa harus membeli lisensi atau berlangganan?
Artikel ini akan membahas cara mudah untuk menggunakan Microsoft Office secara online tanpa biaya tambahan.
1. Login dengan Browser
Langkah pertama untuk menggunakan Microsoft Office secara online adalah dengan masuk ke portal www.office.com. Di sana, Anda dapat login dengan akun Microsoft yang sudah ada atau membuat akun baru. Setelah login, Anda dapat mengakses program seperti Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams, OneNote, dan lainnya melalui ikon-ikon yang tersedia.
2. Buka dan Simpan File
File Office yang disimpan secara lokal di komputer tidak dapat dimuat langsung ke dalam versi online secara gratis. Anda hanya dapat mengakses file yang disimpan di penyimpanan cloud, yaitu OneDrive. Setiap pengguna Microsoft secara otomatis mendapatkan 5GB ruang penyimpanan gratis di OneDrive.
Untuk membuka file, klik pada ikon sembilan titik dan pilih “OneDrive.” Dari sana, Anda dapat mengunggah file atau folder dengan memilih “Upload” dan kemudian “Files” atau “Folders.” Simpan file secara otomatis di OneDrive, atau pilih “Save as” dan “Download a copy” untuk menyimpannya secara lokal.
3. Tampilan Menu dan Cetak ke PDF
Tampilan menu pada Office online berbeda sedikit dari versi desktop. Anda dapat memilih tampilan pita klasik dengan mengklik panah ke bawah di toolbar. Fungsi mencetak juga berbeda; setelah mencetak, Anda akan melihat pesan “All done. Your file is ready for printing” dengan tombol “Open PDF” di bawahnya. Klik tombol tersebut untuk membuka file PDF dan mencetaknya.
4. Word Online: Fitur dan Batasannya
Word Online memiliki perbedaan dengan versi desktop, seperti kurangnya menu “Draw,” “Draft,” “References,” dan “Transmissions.” Beberapa perintah dari versi desktop ditempatkan di tempat yang berbeda. Fitur seperti pembuatan catatan kaki, daftar isi, dan bibliografi ada, tetapi beberapa fungsi khusus seperti mail merge tidak didukung. Pengguna juga tidak dapat menggunakan makro atau membuka file yang terenkripsi.
5. Excel Online: Mirip dengan Versi Desktop
Excel Online tidak mendukung makro dan tidak menawarkan dukungan VBA seperti versi desktop. Namun, antarmukanya kurang berbeda dibandingkan dengan versi desktop. Beberapa fitur mungkin tidak ada, seperti pita “Page layout,” tetapi ada menu “Draw” dengan enam alat untuk menggambar.
Dengan Excel Online, Anda dapat memuat file langsung dari hard drive lokal melalui File > Open > Open files from this device, yang membuka jendela penjelajah file untuk memilih tabel.
Setelah mengunggah file ke OneDrive, langkah selanjutnya bergantung pada jenis browser yang digunakan. Firefox, misalnya, akan memuat file yang dipilih ke OneDrive, di mana file tersebut akan terbuka di Excel tanpa pertanyaan lebih lanjut. Namun, hal ini hanya berfungsi jika Anda mengizinkan pop-up ditampilkan di browser.
Untuk mengizinkannya, klik “Settings” pada menu “Hamburger” di kanan atas, beralih ke “Privacy & Security” di sebelah kiri, dan gulir ke bawah hingga “Permissions.” Di sana, hilangkan tanda centang di depan “Block pop-up windows.” Alternatifnya, Anda dapat menentukan pengecualian untuk situs web Microsoft Office: biarkan tanda centang, klik “Exceptions,” dan masukkan URL https://onedrive.live.com di bawah “Website address.” Terakhir, konfirmasi dengan “Save changes.”
Penting juga untuk mengizinkan pop-up di browser Microsoft Edge. Caranya adalah dengan mengklik menu tiga titik di kanan atas, lalu pergi ke “Settings.” Klik “Cookies and website permissions” dan gulir ke “Pop-ups and redirects.” Matikan “Blocked (recommended)” atau klik “Add” di sebelah “Allow” dan masukkan alamat https://onedrive.live.com. Namun, di Chrome, metode ini tidak berhasil, jadi Anda harus mengunggah file terlebih dahulu ke OneDrive dan membukanya dengan Excel dari sana.
Secara umum, setiap pita Excel kehilangan beberapa fungsi dari versi desktop. Sebagai contoh, di bawah “Insert,” Anda akan kehilangan “Maps” dan “3D maps,” “Symbols,” atau sparklines. Di bawah “Formulas,” tidak ada “Error checking” dan “Monitoring window.” Meskipun Excel Online dapat menangani tabel pivot, ia tidak dapat mengintegrasikan sumber data eksternal. Dan yang perlu diingat: versi online hanya mengenali empat format file, yaitu XLSX, XLSB, XLSM, dan XLS.
PowerPoint Online dalam Sorotan
Di versi online program presentasi PowerPoint, menu “Record” hilang, yang memungkinkan Anda merekam proses pada desktop Windows dan menyimpannya sebagai video. Namun, menu lainnya sesuai dengan versi desktop.
Microsoft juga memangkas beberapa fungsi. Saat mencetak, Anda hanya dapat memilih antara mencetak seluruh slide, halaman catatan, dan materi presentasi. Semuanya pertama kali dikonversi menjadi PDF, yang kemudian dapat Anda kirimkan ke printer. Designer, yang merupakan bagian integral dari PowerPoint dalam versi desktop, hanya tersedia secara online dengan versi percobaan selama satu bulan.
Alat ini menggunakan kecerdasan buatan untuk memberikan saran desain berdasarkan topik presentasi. Melalui Insert > Images > Search the web, Anda dapat mencari desain lain yang sesuai menggunakan pencarian Bing.
Kelebihan Office Online
Meskipun fungsionalitas Office Online tidak sekuat program desktop Microsoft 365, versi online Word, Excel, dan lainnya memiliki beberapa kelebihan.
- Harga: Program ini gratis, sementara lisensi tunggal Microsoft 365 seharga $69.99 per tahun dan lisensi keluarga untuk enam orang seharga $99.99. Hampir semua tugas pribadi dapat diselesaikan dengan versi gratis ini.
- Tanpa Lisensi: Tidak perlu khawatir tentang lisensi. Anda dapat login ke Office Online menggunakan satu atau lebih akun dan bahkan menggunakan program secara bersamaan.
- Independen Sistem Operasi: Office Online hanya memerlukan browser yang kompatibel. Tidak masalah apakah berjalan di PC, Mac, atau tablet Android. Tidak perlu menginstal perangkat lunak tambahan.
- Efisien Sumber Daya: Karena perangkat lunak berjalan di server cloud Microsoft dan bukan secara lokal di komputer Anda, Office Online memerlukan lebih sedikit sumber daya. Versi web ini juga berjalan lancar pada perangkat yang lebih lama.
Dengan mempertimbangkan kendala dan kelebihan ini, pengguna dapat memilih apakah Microsoft Office Online sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka. Dengan menggunakan Microsoft Office secara online, Anda dapat mengakses fitur dasar seperti pengolahan kata, spreadsheet, dan presentasi tanpa membayar biaya langganan.
Meskipun ada beberapa perbedaan dengan versi desktop, Office online masih merupakan pilihan yang memadai untuk sebagian besar pengguna yang membutuhkan fungsionalitas dasar.
