Mail merge adalah proses dalam pembuatan dokumen di mana kita menggabungkan informasi yang berbeda dari sumber data ke dalam dokumen utama yang sama untuk membuat banyak salinan dokumen dengan perubahan data yang disesuaikan.
Ini sangat berguna ketika Anda perlu membuat sejumlah dokumen yang serupa tetapi memiliki perbedaan informasi yang khusus untuk setiap salinannya, seperti surat pribadi yang dialamatkan kepada banyak orang atau label alamat.
Konsep dasar mail merge melibatkan dua komponen utama:
- Dokumen Utama (Main Document):
Ini adalah dokumen induk yang berisi teks dan elemen tetap yang sama di setiap salinan. Namun, ada tempat-tempat dalam dokumen ini yang akan diisi dengan data yang berasal dari sumber data. Tempat-tempat ini ditandai sebagai “tempat penunjuk” atau “merge fields”. - Sumber Data (Data Source):
Sumber data adalah daftar informasi yang berbeda yang akan dimasukkan ke dalam dokumen utama selama mail merge. Ini bisa menjadi file Excel, database, atau daftar dalam format tabel yang mencakup informasi yang berbeda untuk setiap salinan dokumen yang dihasilkan. Setiap baris atau rekaman dalam sumber data mewakili satu salinan dokumen akhir.
Membuat Dokumen Mail Merge
Untuk membuat mail merge di Microsoft Word 2016, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Persiapkan Data Sumber:
Siapkan data yang akan digunakan dalam mail merge, misalnya daftar nama, alamat, dan informasi lainnya dalam format yang sesuai. Data ini dapat berada dalam format Excel, Access, atau format tabel Word.
2. Buka Microsoft Word:
Buka dokumen Microsoft Word yang akan digunakan sebagai dokumen utama untuk mail merge.
3. Mulai Mail Merge:
- Pada tab “Mailings”, pilih “Start Mail Merge” di grup “Start Mail Merge”.
- Pilih jenis mail merge yang ingin Anda lakukan, seperti “Letters”, “Envelopes”, “Labels”, atau “Email Messages”.
4. Pilih Data Sumber:
- Pada submenu “Start Mail Merge”, pilih “Select Recipients” dan kemudian pilih “Use an Existing List…”
- Pilih file data sumber yang telah Anda siapkan sebelumnya. Ini bisa menjadi file Excel atau file teks dengan format terstruktur.
5. Tentukan Jenis Dokumen:
- Setelah memilih data sumber, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Misalnya, jika Anda memilih “Letters”, pilih “Next: Starting Document”.
6. Tulis Dokumen Utama:
- Dokumen utama akan muncul, dan Anda dapat menambahkan teks yang tetap sama untuk semua surat. Di tempat-tempat yang ingin Anda masukkan data dari data sumber (misalnya, nama dan alamat), sisipkan tempat penunjuk dengan menggunakan tombol “Insert Merge Field”. Tempat penunjuk ini akan digantikan oleh data dari setiap rekaman dalam data sumber saat mail merge dilakukan.
7. Sisipkan Merge Field:
- Klik pada “Insert Merge Field” dan pilih kolom yang sesuai dari data sumber yang Anda pilih sebelumnya.
- Ulangi langkah ini untuk semua tempat penunjuk dalam dokumen.
8. Preview Hasil Mail Merge:
- Setelah menambahkan semua tempat penunjuk, Anda dapat melihat hasil mail merge dengan memilih “Preview Results” di grup “Preview Results”. Anda dapat melihat bagaimana dokumen akhir akan terlihat dengan data yang sebenarnya.
9. Selesaikan Mail Merge:
- Setelah puas dengan tampilan hasil mail merge, Anda dapat memilih “Finish & Merge” di grup “Finish” untuk menyelesaikan mail merge.
- Pilih opsi seperti “Edit Individual Documents” untuk menggabungkan semua rekaman ke dalam dokumen baru atau langsung mencetak surat, label, dll.
10. Finalisasi dan Cetak:
- Setelah memeriksa dokumen gabungan, Anda dapat menyimpannya atau mencetaknya sesuai kebutuhan Anda.
Proses mail merge sangat bermanfaat untuk menghemat waktu dan usaha dalam pembuatan dokumen serupa yang memerlukan perubahan data. Hal ini sering digunakan untuk membuat surat pengantar, label alamat, formulir undangan, dan dokumen lainnya yang memerlukan personalisasi berdasarkan informasi yang berbeda untuk setiap salinan.
