Google Sheets tidak hanya berguna untuk perhitungan dan analisis data, tetapi juga menyediakan beberapa alat bawaan untuk pelacakan dasar proyek tim.
Banyak orang menganggap Google Sheets sebagai aplikasi web untuk membuat dan melihat spreadsheet untuk analisis data, tetapi dapat juga digunakan untuk manajemen proyek dasar. Meskipun Sheets tidak memiliki fitur lanjutan dari perangkat lunak manajemen tugas penuh, Anda dapat membuat spreadsheet untuk melacak kemajuan yang Anda dan rekan kerja lakukan dalam sebuah proyek tim.
Panduan ini membahas elemen-elemen di Google Sheets yang dapat Anda gunakan untuk membantu dalam pelacakan proyek. Ini termasuk menggunakan template yang dirancang untuk manajemen proyek, menambahkan menu dropdown dengan opsi status yang sudah disiapkan yang dapat Anda dan rekan kerja perbarui saat tugas selesai; dan memberi tag rekan kerja untuk menugaskan tugas kepada mereka.
1. Mulai dengan template manajemen proyek
Google Sheets menyertakan beberapa template untuk manajemen proyek. Anda tidak harus menggunakan template, tentu saja, tetapi itu dapat memberi Anda awal yang baik dalam merancang spreadsheet Anda. Kemudian Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan proyek Anda.
Dari Google Sheets: Di bagian atas halaman beranda Google Sheets Anda, Anda akan melihat header “Mulai spreadsheet baru” dengan baris thumbnail di bawahnya. Thumbnail ini adalah template. Klik Galeri Template di kanan atas thumbnail, dan Anda akan dibawa ke halaman penuh dengan thumbnail template.
Dari Google Drive: Pada halaman beranda Drive Anda, klik tombol Baru di kiri atas. Pada menu yang muncul, arahkan pointer Anda ke panah di sebelah kanan Google Sheets dan pilih Dari template. Anda akan melihat halaman dengan thumbnail template.
Pada halaman “Galeri Template”, gulir ke bawah sampai Anda melihat header “Manajemen Proyek”. Ada empat template yang dapat dipilih: Gantt chart, Project timeline, Project tracking, dan Event marketing timeline. Klik thumbnail untuk memulai spreadsheet baru menggunakan template tersebut.
Template “Project tracking”, misalnya, mencakup area di mana Anda dapat melacak satu atau lebih tahap proyek. Dalam setiap proyek atau tahap, Anda dapat memasukkan tugas-tugas spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, bersama dengan status, prioritas, tanggal mulai dan selesai, assignee, estimasi jam, dan lainnya untuk setiap tugas.
Klik di mana saja di spreadsheet untuk mulai menyesuaikannya untuk proyek Anda sendiri.
Untuk mengubah kolom atau baris apa pun yang tidak diperlukan: Pilih kolom atau baris, klik kanan, dan pilih Hapus kolom atau Hapus baris.
Untuk menambahkan kolom atau baris: Lakukan hal yang sama dan pilih Sisipkan 1 kolom kiri, Sisipkan 1 kolom kanan, Sisipkan 1 baris di atas, atau Sisipkan 1 baris di bawah.
Dengan cara ini, Anda dapat menyesuaikan template untuk sesuai dengan proyek Anda dengan sempurna.
2. Buat atau sesuaikan daftar dropdown
Anda dapat membuat dropdown yang mencantumkan angka atau kata-kata tertentu yang telah Anda masukkan sebagai pilihan preset. Atau, jika Anda bekerja dari template yang sudah mencakup daftar dropdown, Anda dapat menambahkan, mengedit, atau menghapus opsi dalam setiap dropdown.
Dalam spreadsheet manajemen proyek, berguna memiliki dropdown status untuk setiap tugas, dengan opsi seperti Tertunda, Belum Dimulai, Sedang Berlangsung, dan Selesai, seperti pada template “Project tracking” yang kita lihat sebelumnya. Anda dapat meningkatkan dropdown ini dengan warna latar belakang yang menunjukkan status dengan sekilas pandang.
Kita tidak akan membahas semua detail membuat daftar dropdown dari awal di sini. Lihat tutorial kami tentang penggunaan daftar dropdown di Google Sheets untuk petunjuk lengkap. Sebagai gantinya, kita akan fokus pada mengedit daftar dropdown yang sudah ada, termasuk menambahkan warna latar belakang.
Untuk mengedit daftar dropdown: Klik panah kecil di tepi kanan sel yang berisi daftar, lalu klik ikon pensil di bagian bawah menu yang muncul. Sidebar “Aturan validasi data” akan terbuka di sebelah kanan spreadsheet Anda, menunjukkan aturan untuk dropdown ini.
3. Memberi Tag pada Orang yang Anda Kerjakan
Dengan mengetik simbol @ di dalam sel di Google Sheets, akan membuka panel yang mencantumkan beberapa orang yang disarankan dalam kontak Anda – atau Anda dapat mengetik nama atau alamat email orang tersebut untuk menemukannya. Klik nama orang tersebut, dan itu akan dimasukkan ke dalam sel sebagai smart chip.
Ketika Anda mengarahkan pointer ke sel ini, kartu profil mini untuk mereka akan muncul. Di dalamnya, Anda dan orang lain yang berbagi spreadsheet dengan Anda dapat mengklik ikon untuk mengirim email kepada orang tersebut, memulai pesan teks atau obrolan video dengan mereka, atau menambahkannya ke acara di kalender Anda.
Ini sangat berguna dalam skenario manajemen proyek, karena Anda dapat menyisipkan smart chip rekan kerja untuk menugaskan tugas kepada mereka. Jika rekan kerja lain perlu mengetahui lebih banyak informasi tentang tugas tersebut, mereka dapat menghubungi penerima tugas langsung dari dalam spreadsheet pelacakan proyek.
4. Berbagi dan Berkolaborasi pada Spreadsheet Manajemen Proyek
Anda dapat menggunakan spreadsheet untuk melacak proyek pribadi Anda sendiri, tetapi nilai sebenarnya muncul ketika beberapa orang dapat melihat dan berkolaborasi pada spreadsheet untuk secara kolektif melacak proyek kelompok. Untuk melakukannya, Anda perlu berbagi spreadsheet dengan mereka.
Ketika Anda melihat spreadsheet Anda, klik tombol Bagikan di kanan atas. Atau, dari beranda Google Drive Anda, klik untuk menyorot spreadsheet yang ingin Anda bagikan. Kemudian, di bagian kanan atas, klik ikon Bagikan (siluet kepala dan bahu dengan +).
Melalui salah satu metode tersebut, akan terbuka panel Bagikan.
Di kotak entri, masukkan alamat email (atau nama dalam Kontak Google Anda) orang-orang dengan siapa Anda ingin berbagi. Secara default, orang-orang yang Anda undang ke spreadsheet dapat mengeditnya dan membagikannya kembali kepada orang lain.
Untuk mengubah izin akses untuk undangan Anda: Klik Editor di sebelah kanan kotak masukan dan pilih Viewer atau Commenter dari menu dropdown. Viewer dapat melihat semua data di spreadsheet tetapi tidak dapat mengedit atau memberikan komentar. Commenter dapat menambahkan komentar ke sel-sel tertentu, tetapi komentar mereka tidak akan mengganggu data spreadsheet Anda.
Untuk spreadsheet manajemen proyek, Anda mungkin ingin beberapa rekan kerja dapat mengedit spreadsheet — misalnya, untuk mengubah dropdown status saat tugas selesai dan memperbarui bidang lain dengan informasi tambahan. Tetapi membiarkan siapa pun yang melihat spreadsheet mengubah semua aspeknya bisa menyebabkan kekacauan, jadi bijaknya membatasi izin Editor hanya kepada kelompok kecil kolaborator inti dan kemudian memberikan izin Viewer atau Commenter kepada orang lain.
Cara termudah untuk memberikan tingkat izin yang berbeda kepada kelompok orang yang berbeda adalah dengan mengirim undangan yang berbeda. Undang terlebih dahulu orang-orang yang ingin Anda beri status Editor: tambahkan nama atau alamat email mereka di kotak masukan, ketik pesan kepada mereka, dan klik Kirim. Selanjutnya, klik tombol Bagikan lagi, tambahkan kelompok nama atau alamat email yang berbeda di kotak masukan, ubah Editor menjadi Viewer atau Commenter, ketik pesan, dan klik Kirim.
Untuk mengelola izin akses kapan saja: Ketika Anda melihat spreadsheet Anda, klik tombol Bagikan di kanan atas. Atau, dari beranda Google Drive Anda, klik untuk menyorot spreadsheet Anda dan klik ikon siluet kepala. panel yang terbuka mencantumkan semua orang yang memiliki akses ke spreadsheet. Klik panah ke bawah di sebelah kanan nama orang apa pun, dan pada menu dropdown yang terbuka, ubah akses mereka menjadi Viewer, Commenter, Editor, atau Hapus akses.
Untuk informasi lebih lanjut tentang berbagi pada spreadsheet, termasuk cara mencegahnya agar tidak dapat diunduh, dicetak, atau dibagikan kembali, lihat lembar kiat Google Sheets kami. Dan untuk detail tentang berkolaborasi pada spreadsheet, termasuk pengalaman berkolaborasi secara real-time, lihat “Bagaimana Cara Berkolaborasi pada Dokumen” dalam lembar kiat Google Drive kami.
